Veiledning for husleieadministrasjon med frittstående husleieklient (05.10.18)

Husleieadministrasjon gir mulighet for fakturering og oppfølging av informasjon knyttet til boligselskap.

 

Denne veiledningen beskriver hvordan Husleieadministrasjon med frittstående husleieklienter brukes. Fordelen med å ha frittstående husleieklienter er at en del funksjoner for digital flyt blir tilgjengelige. Dette gjelder inngående fakturaer, der fakturaer kan mottas som EHF med automatisk bokføring, attestasjon og direkte remittering. Les mer om hva som må til for å digitalisere et regnskap.

 

Alternativt kan du i Husleieadministrasjon ha én felles Reskontroklient, hvor flere boligselskaper er samlet og administreres fra samme borettslagsregister.  Da vil du ikke ha tilgang til digital flyt for inngående fakturaer.

 

Veiledning for husleieadministrasjon med Reskontroklient er beskrevet i Duett Hjelpefil <Se bilde>

 

1. OPPSTART 

 

1.1 Opprette klienten  

Opprett en klient og merk av i klientregisteret for at Husleieadministrasjon skal benyttes <Se bilde>

Velg menypunktet ‘Husleieadminstrasjon’ i hurtigmenyen <Se bilde>

 

1.2 Opprett seksjonstype  

Boenheter i borettslagsregisteret må knyttes til en seksjonstype. Seksjonstyper registreres under hurtigmenyvalget ‘Registre’ ‘Seksjonstyper’.  Dette må gjøres før registrering i borettslagsregisteret.

 

1.3 Opprett varer  

Når du skal registrere oppsett for fakturering inne i borettslagsregisteret trenger du varer for ulike fakturalinjer. Disse må opprettes under hurtigmenyvalget ‘Registre’ ‘Varer’.

 

1.4 AvtaleGiro og OCR  

Husleie kan enkelt kreves inn med AvtaleGiro. Registrering av innbetalinger kan via en OCR-avtale. Avtaler om OCR og AvtaleGiro inngås med banken og opprettes deretter i Duett Økonomi. 

 

Rutiner for bruk av betalingsformidling finnes i Duett hjelpefil <Se bilde>

 

 

2 BORETTSLAGSREGISTER 

Informasjon om boenheter, eiere og faktureringsoppsett administreres fra borettslagregisteret.

 

Menyvalg for ‘Borettslagsregister’ finnes i hurtigmenyen under Husleieadministrasjon, eller som eget valg øverst i hurtigmenyen.

 

For klienter med foretaksform Borettslag, Boligsameie (ESEK) eller Boligaksjeselskap (AS) opprettes selskapet automatisk som et boligselskap i borettslagsregisteret samtidig som at klienten opprettes.

 

På klienter med andre selskapsformer opprettes boligselskapet ved å trykke F8. Velg klienten fra lista som kommer opp. Boligselskapet opprettes og aktuell informasjon kopieres fra klientregisteret til arkfanene 1 – Fellesinformasjon. 

 

Borettslagsregisteret har 3 hovedarkfaner med egne underarkfaner. Bruk følgende rekkefølge ved registrering av data for nytt boligselskap:

  1. Registrere boenheter i hovedarkfane 2.
  2. Registrere eiere i hovedarkfane 3 (ved å registrere kjøp av boenhetene).
  3. Velg oppsett for fakturering og eventuelle lån i hovedarkfane 1, underarkfanene Faktureringsoppsett og Oppsett av lån.  

Veiledning for hvordan man jobber hovedarkfaner og underarkfaner i Borettslagsregister finner du i Duett hjelpefil under punktene ‘Felles informasjon’, ‘Boenheter’ og ‘Eierforhold’  <Se bilde>

 

Synkronisere faste opplysninger med klientregisteret  

Underarkfane 4 – ‘Informasjon’ gir mulighet for registrering av faste opplysninger om boligselskapet.  Når boligselskapet opprettes hentes data fra tilsvarende felter i klientregisteret. Denne informasjonen kan senere synkroniseres tilbake til klientregisteret, hvis noe er endret. Menyvalg i toppen av bildet, under Borettslagsregister.  <Se bilde>

 

 

3 FAKTURERING AV HUSLEIE 

 

3.1 Husleiegenerator 

Via ‘Husleieadministrasjon’ og ‘Husleiegenerator’ <Se bilde> opprettes raskt og enkelt ordrer for ønsket utvalg. Man slipper å registrere én og én ordre for fakturering av husleie. Ordrene som genereres opprettes som ordinære ordrer med ordretype ‘Abonnementsordre’. Ønsker du å se ordrene etter at de er genert, kan de hentes opp i ordreregisteret.

 

Utvalg   

Angi det utvalget du ønsker å opprette ordre for. Du kan sette utvalg på Boenhet, Kunde, Seksjonstype, Betalingsform og Faktureringsoppsett.

 

Oppsett  

I oppsett kan du overstyre faktureringsintervallet som er angitt på det enkelte eierforhold ved å krysse av for ’Lag faktura med eget oppsett’ og angi hvor mange måneder som skal faktureres pr. giro samt hvor mange giroer som skal skrives ut. 

Du kan angi forfallsdag i måneden hvis dette skal være noe annet enn den 1.  Du må angi en dato for ’Periodestart’.

 

3.2 Fakturautskrift og bokføring  

Ordrene skrives ut via hurtigmenyvalget ‘Fakturering’ og ‘Fakturautskrift’. Det finnes en egen  fakturalayout som er tilpasset husleiefaktura <Se bilde>

 

Bokføring av fakturaene gjør du i ‘Fakturering’ og ‘Bokføring/fakturajournal’. Ved å sette utvalg på forfallsdato får du bokført måned for måned. 

 

Benyttes AvtaleGiro for innkreving av husleie genereres denne filen etter at fakturaene er bokført.

 

 

 
<< Tilbake