Duett MinSide – Veiledning for bruk av eFaktura

Hvordan komme i gang 

Ta kontakt med din regnskapsfører for å få tilgang til tjenesten. Tjenesten har en transaksjonspris, og regnskapsfører har oversikt over gjeldende satser. For å få tilgang til tjenesten fra Nets må det også være registrert en OCR-avtale med automatisk bokføring på klienten.   

 

Endringer i kunderegisteret etter at tjenesten 'Send eFaktura til privatkunder' er aktivert

Etter at tjenester er aktivert vil det komme fram et symbol foran navnet på den aktuelle kunden som angir om kunden kan motta eFaktura <se bilde> eller ikke. <se bilde>

Duett MinSide gjør kontinuerlig søk mot Nets sine registre. 

Dersom du har mange privatkunder, men få av dem kan motta eFaktura anbefaler vi at du sjekker at kundeopplysningene du har registrert er korrekte. 

Det er feltene navn, adresse, poststed, e-post og telefonnummer som benyttes i søket. 
Når du legger inn nye kunder vil du kunne se om kunden kan motta eFaktura så snart du har lagt inn nok opplysninger til at det gir et sikkert treff hos Nets.  

 

Organisasjonsnummer 

Har du kunder hvor det er registrert et organisasjonsnummer fra før, og det er mulig å sende faktura som EHF vil fakturaer fortsatt bli sendt på dette formatet. For enkeltpersonsforetak kan det være slik at kunden gir beskjed om at de heller vil ha eFaktura. Organisasjonsnummeret må da fjernes på kunden, og du må sørge for at det blir registrert nok andre opplysninger til at det blir et sikkert treff på kunden hos Nets. 

 

Sende faktura 

Når faktura sendes direkte fra skjermbildet for fakturering eller via 'Send lagret faktura' vil det automatisk bli valgt eFaktura som sendemåte for de kundene som kan motta dette. For kunder som ikke kan motta eFaktura vil faktura sendes via e-post eller gå til utskrift som tidligere. Kunder som tidligere har mottatt EHF vil fortsatt få fakturaer i dette formatet.  

 

Sende kreditnota eller faktura med negativt beløp

Det er ikke mulig å sende kreditnota som eFaktura. Disse vil automatisk bli sendt via e-post eller gå til utskrift. Faktura med negativt totalbeløp vil ved sending direkte fra skjermbildet for fakturering komme med en feilmelding som sier at for å sende via eFaktura må fakturabeløpet være positivt. <se bilde> Fakturaen blir så lagret, og du finner den igjen i skjermbildet 'Send lagret faktura'. Her må du oppgi en annen sendemetode enn autotrans for den aktuelle fakturaen.  

 

Forfallsdato 

For at en faktura skal kunne sendes som en eFaktura må sending skje minst tre dager før forfallsdato. Duett MinSide vil stoppe sending via eFaktura dersom du forsøker å sende fakturaer som har forfalt eller har mindre enn tre dager igjen til forfall. Faktura må da sendes via e-post eller skrives ut. 

Sending av faktura som ikke har gått som det skal

Dersom sending av eFaktura ikke går som det skal vil dette komme fram i varslingsfeltet på startsiden for Duett MinSide sammen med øvrige fakturaer som har feil i forbindelse med sending. Det vil da fremgå hvorfor sending ikke har gått bra. For eksempel kan kunden avvise eFakturaen i nettbanken eller i Vipps, og da vil fakturaen etter hvert komme fram som mislykket sendt i varslingsfeltet for dette. Det er da mulig å sende fakturaen på nytt via e-post eller skrive den ut. 

 

Kunder som ikke vil motta eFaktura selv om de er registrert i Nets 

Det er mulig å angi at kunden skal sperres for å motta eFaktura. Dette feltet ligger i seksjon 3 - ‘Annen informasjon’ på kunden. <se bilde>Bilde eF 7 Dersom haken er satt på, er det ikke mulig å sende eFaktura til kunden. 

Haken settes automatisk på hvis kunden har gitt beskjed til Nets om at faktura fra en bestemt leverandør ikke ønskes mottatt.

Dersom kunden selv gir beskjed til Duett-bruker om at fakturaer ikke ønskes som eFaktura kan denne haken settes på manuelt.  

 

Hvordan endre avtalen 

Etter opprettelse finner du avtalen med Nets under autotransavtaler på Duett MinSide. <se bilde>Bilde eF 4
Avtalen heter 'Send eFaktura til privatkunder.' <se bilde>Bilde eF 5
Loggen du får tilgang til via lenken 'Log' viser når avtalen ble opprettet og når eventuelle endringer har skjedd. Den viser også hvilken bruker som har utført endringene.

Ønsker du ikke lenger å benytte deg av tjenesten kan du deaktivere avtalen via valget ‘Deaktiver avtale’. <se bilde>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
<< Tilbake